Télétravail : quels frais sont pris en charge par la collectivité ?

Le décret de 2016 fixe les différentes modalités d’organisation, permettant de couvrir plusieurs réalités pratiques. Il va fixer également les modalités procédurales d’octroi et de fin de télétravail.

Les fonctionnaires, comme les agents contractuels, peuvent bénéficier de ce mode d’organisation du travail. Sauf exception, le télétravail est, en principe limité à 3 jours par semaine avec 2 jours en présentiel.

Le décret prévoit également qu’il appartient à l’employeur de prendre en charge les coûts qui vont découler directement du télétravail.

Ce cadre est assez large, et le décret laisse le soin à la collectivité de définir, après avis du CT, communiqué au CHSCT, les conditions pratiques et techniques d’exercice du télétravail au sein de la structure. La délibération définira précisément les frais qui sont pris en charge par la collectivité et selon quelles modalités.

Ce point mérite une véritable réflexion, un véritable débat préalable, puisque les questions posées ne sont pas seulement d’ordre juridique ou administratif, elles sont également managériales, voire philosophiques. La rédaction de cette délibération doit donc être particulièrement soignée, puisque c’est elle qui va servir de base aux actes individuels qui seront pris en matière de télétravail par la suite.

L'article 6 du décret du 11 février 2016, prévoit que l’employeur prend en charge les coûts découlant directement de l’exercice des fonctions en télétravail, notamment les coûts des matériels, logiciel, abonnements, communications, et outils, ainsi que de la maintenance de ceux-ci. En revanche, il est précisé que l’employeur n’a pas à prendre en charge le coût éventuel de la location d’un espace de télétravail.

Le cadre fixé par le décret est, une nouvelle fois, assez large. De ce fait, en l’absence de précision dans les textes, et en l’état, c’est à la collectivité employeuse que revient de définir le matériel et les installations qui sont nécessaires à l’agent pour télétravailler dans de bonnes conditions, et d’en préciser les modalités de prise en charge (ses modalités seront précisées dans la délibération qui institue le télétravail au sein de la collectivité).

Globalement, la prise en charge va concerner les ordinateurs, le cas échéant les périphériques. Selon les solutions techniques qui sont mises en place par la collectivité, on peut envisager la prise en charge d’un téléphone fixe ou portable, les outils bureautique, logiciels métiers collaboratifs, les outils de sécurité (antivirus / VPN), les consommables (cartouches d’encre, papier), les coûts liés à l’installation du matériel, à la maintenance et au remplacement des équipements.

La prise en charge peut être une participation financière de l’employeur, remboursement sur présentation des factures, ou bien une mise à disposition du matériel et des services de la commune, pour l’agent télétravailleur.

In fine, le recul actuel sur le télétravail n'est pas suffisant pour que les frais à la charge de l'employeur soient clairement mentionnés dans un décret, c'est pourquoi une grande liberté est laissée aux collectivités dans la rédaction de leur délibération, mentionnant les frais que la collectivité prendra en charge.

Source : synthèse du WEBINAIRE : « Télétravail : équipements, coûts et protection des agents de A à Z » du 4 février 2021 su le site web « lagazettedescommunes.com »